Annette Rinklake verlässt das Vorzimmer der Bürgermeisterin und geht in den Ruhestand

Abschied Annette Rinkake1

Die Abwesenheitsnotiz anklicken, den Computer runterfahren, schnell noch die Blumen gießen und die Tür zum Vorzimmer-Büro zum letzten Mal hinter sich zumachen. Dass der Abschied in den Ruhestand nach 15 Jahren nicht ganz leichtfällt, merkt man ihr an: Hinter Annette Rinklake liegt ein Tag, an dem sich nicht nur Kolleginnen und Kollegen aus dem Rathaus von ihr verabschiedet haben. Viele, mit denen sie über die Jahre Kontakt hatte, kamen, um sich für die langjährige Zusammenarbeit zu bedanken und ihr für den Ruhestand alles Gute zu wünschen.

Als Annette Rinklake im Januar 2005 die Stelle als Sekretärin im Vorzimmer der Bürgermeisterin antrat, hatte sie bei der Stadt Harsewinkel – bei der sie seit 1999 angestellt war – bereits in der Info-Zentrale und im Ordnungsamt gearbeitet. „Das Vorzimmer war eine neue Herausforderung“, erinnert sich die 65-Jährige. Damals wie heute geht es hier darum, eine Flut unterschiedlicher Aufgaben zu koordinieren und trotzdem immer freundlich und ansprechbar zu sein. Post und E-Mails müssen bearbeitet, Ablage und Aktenführung zeitnah erledigt, Termine geplant, ihre Einhaltung überwacht und Besprechungen vor- und nachbereitet werden.
Im Laufe der Jahre haben sich Art und Anzahl der Aufgaben – unter anderem bedingt durch die fortschreitende Digitalisierung – in vielen Bereichen verändert. Im Vorzimmer erlebte und begleitete sie die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems und des digitalen Sitzungsdienstes. Beide Systeme ermöglichen einerseits einen schnellen Zugriff auf das Gesuchte, andererseits ist das System auch nur so gut wie die eingepflegten Daten, die natürlich fortlaufend aktualisiert werden müssen. „Auch beim digitalen Sitzungsdienst gilt, dass sich nur das zusammenstellen lässt, was vorhanden ist“, schmunzelt Annette Rinklake und erinnert sich an viele Situationen, in denen Vorlagen von Kolleginnen und Kollegen erst im allerletzten Moment reingereicht wurden.

Dazugekommen ist unter anderem auch der von Bürgermeisterin Sabine Amsbeck-Dopheide initiierte Besuchsdienst für junge Familien. Annette Rinklake hat unzählige Baby-Taschen gepackt, die Besuchstermine koordiniert und die Strickerinnen, die die Söckchen für die Neugeborenen im Vorzimmer abgegeben haben, in Empfang genommen. Sie hat Kontakt mit den Alters-Jubilaren aufgenommen und abgesprochen, wann die Bürgermeisterin oder eine ihrer Stellvertreterinnen zum Gratulieren vorbeikommen
können, Jubiläumsfeiern von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vorbereitet und nicht zuletzt größere und kleinere Empfänge – wie unter anderem anlässlich der Übergabe des Ehrenbürgerrings oder im Zusammenhang mit den Besuchen aus den Partnerstädten Mazsalaca oder Les Andelys – organisiert.

Das Vorzimmer, in dem sich Besucherinnen und Besucher sowie Kolleginnen und Kollegen vor Coronazeiten mitunter die Tür in die Hand gaben, glich dabei oftmals einem Taubenschlag. Mit der ihr eigenen Ruhe und Ausgeglichenheit hat Annette Rinklake als der sprichwörtliche Fels in der Brandung viele Wogen geglättet. „Man kann alles wieder heilen, auch wenn es im ersten Moment schlimm aussieht“, so ihr Leitspruch, mit dem sie auch turbulente Zeiten gut überstanden hat. Und noch einen Tipp gibt sie ihren beiden Nachfolgerinnen mit auf den Weg – Stephanie Vorjohann und Stephanie Munoz-Fernandez teilen sich ab sofort die Ganztagsstelle: „Starke Nerven und ein offenes Ohr haben und so lange nachfragen, bis alle Infos, die man benötigt, vorliegen und verstanden sind.“ Jetzt freut sie sich auf die freie Zeit, die sie mit der Familie – allen voran den sechs Enkeln – verbringen wird. Auf ihrer Liste stehen aber auch Gartenarbeit, Reisen und Handarbeiten. Vorher wird sie die vielen Päckchen auspacken und die Karten lesen, die sie von den ehemaligen Kollegen und Kolleginnen und Weggefährten zum Abschied bekommen hat.

Text und Foto: Stadt Harsewinkel

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